Звернення громадян в архівному відділі

Про звернення громадян в архівному відділі

за 2024 рік

 

Одним з головних завдань архівного відділу виконавчого комітету Ніжинської міської ради в реаліях сьогодення є здійснення швидкого і чіткого обслуговування фізичних і юридичних осіб, громадян України, які звертаються за документальною інформацією до відділу з метою задоволення своїх прав і законних інтересів.

У зв'язку зі збройною агресією російської федерації проти України, введенням воєнного стану в Україні, розривом дипломатичних відносин з російською федерацією, пособництвом республіки білорусь та на виконання листів з Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів) від 02.03.2022 № 1087/2.03-14, від 14.04.2022 № 1419/2.03-14 щодо припинення розгляду та опрацювання запитів від країни агресора, в архівному відділі розгляд усіх запитів фізичних та юридичних осіб, які можуть надходити з російської федерації та республіки білорусь не буде проводитись.

На сьогодні такі запити до відділу не надходили.

Виконання запитів, які надходять до архівного відділу, здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 18, 35), законів України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 року № 393/96-ВР (із змінами), «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ) (із змінами), «Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)», затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 № 295/5 (із змінами), «Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства», затвердженою спільним наказом Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ України від 21 вересня 2015 № 1786/5/272 (із змінами) та вимог Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

За звітний період 2024 року до архівного відділу надійшло та розглянуто 493 запити, у тому числі: направлено в інші організації за належністю – 6 запитів. Підготовлено відповідей про відсутність документів – 27. Видано довідок за документами – 487, з них: про розмір заробітної плати - 91; про первинні документи – 88, про зазначення посади, режим роботи - 3; про вихододні – 2; про виплати ссуди – 1; витягів з наказів соціально-правового характеру – 8; тематичних – 131; про підтвердження трудового стажу – 74; майнових – 62; щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах - 2.

За результатами видачі архівним відділом архівних довідок, що стосуються призначення (перерахунку) пенсій громадянам працівники відділу контрольно-перевірочної роботи №2 Управління контрольно-перевірочної роботи Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області проводять перевірки щодо достовірності та обґрунтованості відомостей, зазначених у довідках.

За 2024 рік до архівного відділу запити від Урядової гарячої лінії  не надходили.

Громадянам, які звертаються на особистих прийомах надаються роз’яснення щодо місця зберігання документів ліквідованих установ, підприємств, організацій та закладів міста, які передані правонаступникам або установам вищого рівня. Такий перелік архівний відділ постійно веде та доповнює виявленою інформацією

Працівники архівного відділу  відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, та за своєчасність надання відповідей на запити юридичних та фізичних осіб.

 

 

Інформація про звернення громадян в архівному відділі

за 2020 рік 

Одним із основних напрямків роботи архівного відділу є робота із зверненнями громадян. В своїй роботі працівники відділу керуються Законом України «Про звернення громадян» (із змінами) від 2 жовтня 1996 року

№ 393/96-ВР. Особистий прийом громадян у відділі здійснюється щопонеділка – з 8-00 до 13-00 та щочетверга  - з 14-00 до 17-00.

       Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керуючий справами виконавчого комітету міської ради встановлює необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не перевищується сорока п’яти днів (в основному, це стосується пільгових довідок).

Якщо питання, порушені в зверненні, не входять до повноваження архівного відділу, воно в строк не більше п’яти днів пересилається відділом за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Заяви (клопотання) Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни розглядаються начальником відділу особисто.

Станом на 01.01.2021 року до архівного відділу  надійшло на розгляд  210 запитів. На запити підготовлено та видано 250 довідок, з них: про підтвердження трудового стажу - 60 довідок, у тому числі 3 довідки щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах; про розмір заробітної плати – 74 довідки, тематичних довідок –  61; майнових довідок - 55. Також було видано 75 копій та витягів документів соціально-правового характеру. За належністю в інші організації направлено для розгляду 8 запитів. Заявникам підготовлено 65 відповідей про відсутність відомостей у документах фондів відділу.