Звернення громадян в архівному відділі

Про стан роботи зі зверненнями громадян в архівному відділі виконавчого комітету Ніжинської міської ради за підсумками 2025 року.

 

Робота архівного відділу проводиться в умовах воєнного стану.

Виконання запитів громадян архівним відділом здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 № 295/5 (зі змінами).

Запити, що виконуються архівним відділом, поділяються на такі види:

  • соціально-правового характеру;
  • тематичні;
  • майнові.

Запити соціально-правового характеру – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:

  • трудовий стаж (для трудових книжок лише архівна довідка) та заробітну плату;
  • про депутатство;

Тематичні – запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.

Майнові – запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:

  • виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень;
  • надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;
  • закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;
  • введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;
  • виділення житла;
  • продаж домоволодінь;
  • виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів.

Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі – запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється міським головою.

Запит фізичної особи може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).

Виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті:

- найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);

- прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);

- теми (запитання);

- хронологічних рамок запитуваної інформації.

Запити розглядаються першим заступником міського голови і направляються на виконання до архівного відділу та виконуються на підставі оригіналів документів, що зберігаються в архіві.

Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.

Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі необхідності строк виконання продовжують за рішенням міського голови, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.

Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних у заяві чи запиті вихідних даних.

Для отримання архівної довідки необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи скористатися зразком, або письмовий запит юридичної особи.

У разі надходження непрофільного запиту, архівний відділ пересилає його за належністю за умови достовірної інформації про їх місцезнаходження.

Коли у зверненні міститься неповна інформація, то заявнику надсилається лист, в якому архів просить надати докладну інформацію для  позитивного вирішення порушеного у зверненні питання.

З метою полегшення пошуку громадянами інформації, що їх цікавить, на вебсайті Ніжинської міської ради у розділі Структурні підрозділи виконавчого комітету міської ради (архівний відділ) розміщено перелік фондів ліквідованих підприємств, установ та організацій міста, документи яких знаходяться у відділі.

Внаслідок позитивного розгляду запиту заявник отримує від архівного відділу довідку або копію/витяг. Відповіді надаються громадянам особисто або надсилаються поштою ( інколи на прохання заявника відповіді дублюються на  електронну адресу). Надання довідок або копій/витягів, необхідних для соціального захисту громадян, запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування архівним відділом здійснюється безкоштовно.

Всі довідки, які видані архівним відділом, є офіційними документами, вони мають юридичну силу та можуть бути використані їх одержувачами для підтвердження своїх майнових, цивільних прав, для оформлення соціальних виплат, пільг, виплат пенсійного забезпечення.

Прийом громадян проводиться працівниками відділу згідно графіку особистого прийому, але фактично прийом здійснюється кожного робочого дня.

За 2025 рік до архівного відділу виконавчого комітету Ніжинської міської ради надійшло та розглянуто 135 звернень громадян та 56 запитів від юридичних осіб, з яких  6 запитів направлено в інші організації за належністю. Підготовлено відповідей про відсутність документів – 35. Підготовлено довідок за документами – 389, з них: про розмір заробітної плати – 78; про первинні документи, депутатство, про зазначення  посади, про вихододні, копії наказів – 90; тематичних – 109; майнових – 44; про підтвердження трудового стажу – 68, з них про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах – 1.

Громадянам на особистих прийомах надавалися роз’яснення щодо місця зберігання документів ліквідованих підприємств, організацій, установ, закладів міста, які передані правонаступникам або установам вищого рівня.

Працівники архівного відділу відповідають за достовірність інформації, яка викладена в інформаційних документах та за своєчасність надання відповідей на запити фізичних та юридичних осіб.

 

Начальник архівного відділу

Світлана ТРУШ

21.01.2026

_____________________________________________________________________________

Про звернення громадян в архівному відділі

за 2024 рік

 

Одним з головних завдань архівного відділу виконавчого комітету Ніжинської міської ради в реаліях сьогодення є здійснення швидкого і чіткого обслуговування фізичних і юридичних осіб, громадян України, які звертаються за документальною інформацією до відділу з метою задоволення своїх прав і законних інтересів.

У зв'язку зі збройною агресією російської федерації проти України, введенням воєнного стану в Україні, розривом дипломатичних відносин з російською федерацією, пособництвом республіки білорусь та на виконання листів з Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів) від 02.03.2022 № 1087/2.03-14, від 14.04.2022 № 1419/2.03-14 щодо припинення розгляду та опрацювання запитів від країни агресора, в архівному відділі розгляд усіх запитів фізичних та юридичних осіб, які можуть надходити з російської федерації та республіки білорусь не буде проводитись.

На сьогодні такі запити до відділу не надходили.

Виконання запитів, які надходять до архівного відділу, здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 18, 35), законів України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 року № 393/96-ВР (із змінами), «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ) (із змінами), «Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)», затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 № 295/5 (із змінами), «Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства», затвердженою спільним наказом Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ України від 21 вересня 2015 № 1786/5/272 (із змінами) та вимог Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

За звітний період 2024 року до архівного відділу надійшло та розглянуто 493 запити, у тому числі: направлено в інші організації за належністю – 6 запитів. Підготовлено відповідей про відсутність документів – 27. Видано довідок за документами – 487, з них: про розмір заробітної плати - 91; про первинні документи – 88, про зазначення посади, режим роботи - 3; про вихододні – 2; про виплати ссуди – 1; витягів з наказів соціально-правового характеру – 8; тематичних – 131; про підтвердження трудового стажу – 74; майнових – 62; щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах - 2.

За результатами видачі архівним відділом архівних довідок, що стосуються призначення (перерахунку) пенсій громадянам працівники відділу контрольно-перевірочної роботи №2 Управління контрольно-перевірочної роботи Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області проводять перевірки щодо достовірності та обґрунтованості відомостей, зазначених у довідках.

За 2024 рік до архівного відділу запити від Урядової гарячої лінії  не надходили.

Громадянам, які звертаються на особистих прийомах надаються роз’яснення щодо місця зберігання документів ліквідованих установ, підприємств, організацій та закладів міста, які передані правонаступникам або установам вищого рівня. Такий перелік архівний відділ постійно веде та доповнює виявленою інформацією

Працівники архівного відділу  відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, та за своєчасність надання відповідей на запити юридичних та фізичних осіб.

 

 

Інформація про звернення громадян в архівному відділі

за 2020 рік 

Одним із основних напрямків роботи архівного відділу є робота із зверненнями громадян. В своїй роботі працівники відділу керуються Законом України «Про звернення громадян» (із змінами) від 2 жовтня 1996 року
№ 393/96-ВР. Особистий прийом громадян у відділі здійснюється щопонеділка – з 8-00 до 13-00 та щочетверга  - з 14-00 до 17-00.

       Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керуючий справами виконавчого комітету міської ради встановлює необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не перевищується сорока п’яти днів (в основному, це стосується пільгових довідок).

Якщо питання, порушені в зверненні, не входять до повноваження архівного відділу, воно в строк не більше п’яти днів пересилається відділом за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Заяви (клопотання) Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни розглядаються начальником відділу особисто.

Станом на 01.01.2021 року до архівного відділу  надійшло на розгляд  210 запитів. На запити підготовлено та видано 250 довідок, з них: про підтвердження трудового стажу - 60 довідок, у тому числі 3 довідки щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах; про розмір заробітної плати – 74 довідки, тематичних довідок –  61; майнових довідок - 55. Також було видано 75 копій та витягів документів соціально-правового характеру. За належністю в інші організації направлено для розгляду 8 запитів. Заявникам підготовлено 65 відповідей про відсутність відомостей у документах фондів відділу.